PENTINGNYA DATABASE KOLEKSI (CuraTool)
DI MUSEUM NASIONAL

 

Sistem Database untuk pengolahan data koleksi museum dan galeri ini mampu menangani data teks, numerik, grafis, suara & video.  Sistem yang dirancang secara portabel (independen dan tidak perlu instal software lain) dapat menangani data foto, video & audio dalam bentuk link sehingga tidak membebani file database. File dBase dibuat secara relasional (relational database) sehingga memudahkan untuk pencarian kata atau istilah (thesauri), dan hal-hal khusus (yang berhubungan dengan studi koleksi dan konservasi), keaslian atau asal-usul benda.  Semua file dBase independen ini (dengan kode CuraTool 14) bekerja secara single user tetapi mudah operasionalnya. Data foto, video & audio disimpan di file Album dalam bentuk link sehingga tidak membebani file database. Tetapi data-data pendukung ini tidak boleh dipindah dan harus sesuai dengan alamat link dalam file database Album. Sistem database yang berbasis web ini mampu menampung data sampai 8 terabyte (TB), serta memiliki kemampuan pengolahan data pada Cloud Storage dan dalam jaringan (single/ multi users).   [1 TB = 1.000 GB, 1 GB = 1.000 MB].

Database ini memiliki Menu Utama, Menu Tombol (kiri): Koleksi, Konservasi dan Album Foto; dan Menu Tombol (kanan): Indonesian dan English. Jika menu tombol kiri dipilih (klik) akan memunculkan file “Koleksi”, “Konservasi” atau “Album Foto”.  Menu tombol kanan akan memunculkan tampilan menu bilingual (Bahasa Indonesia dan Inggris), dan akan menyajikan isian data untuk nomor koleksi (inv./ reg.), nama benda/ koleksi, asal benda dst. Menu-menu ini juga menyajikan “tab-tab menu” untuk meringkas keterangan tambahan. Database koleksi museum ini dilengkapi dengan Tab Web untuk memudahkan pengguna dalam mencari informasi yang berhubungan dengan koleksi atau lembaga. Sebaiknya seluruh file dalam folder “CuraTool 14” ini disimpan di lokasi yang aman dan folder-nya dibuat tersembunyi (hidden), kemudian file EXE (eksekusi)-nya dibuat shortcut dan ditempatkan di lokasi yang mudah dilihat (desktop).  CuraTool 14 ini dapat dioperasikan secara portabel (tidak perlu instalasi software lain).

File-file inti dBase dipisahkan dengan file-file dBase yang dibuat secara independen. File inti ini yang nantinya dapat bekerja secara multi-user dan dapat diakses melalui internet (web enable). File inti dBase dapat dibuka & dikembangkan lebih lanjut dengan Software Inti (Core Software), yaitu File Maker Pro 12 Advanced dan File Maker Server 12 Advanced. Instalasi Software ini juga diperlukan untuk merubah/ menambah Records, Layout, Menu, Update Data, merubah Password (berikut aksesnya), serta mendukung prinsip CMS [Content Management System] lainnya.   Database ini harus dimulai dan diakhiri (ditutup) dari file Menu Utama, supaya sistem ini dapat dioperasionalkan secara normal. Jika listrik mati mendadak atau komputer terpaksa harus di-restart, maka ikuti petunjuk darurat dari Developer atau Instruktur penggunaan database ini. Klik disini untuk informasi lebih lanjut tentang Database Museum.

 
 
 PENTINGNYA DATABASE KONSERVASI (Dasi)
DI MUSEUM NASIONAL

 

A. Latar Belakang

Bidang Pengkajian dan Pengumpulan di Museum Nasional yang melakukan kegiatan studi dan pengelolaan koleksi dapat bersinergi dengan Bidang Registrasi dan Dokumentasi dalam hal pengelolaan koleksi. Pengelolaan data koleksi ditangani Seksi Registrasi, pelengkapan data audio-visual (foto, video atau suara) dari Seksi Dokumentasi dan penyertaan bahan pustaka dari Seksi Perpustakaan. Data-data koleksi biasanya terangkum dalam ‘Lembar Data atau Inventaris Koleksi’, selanjutnya disebut sebagai LIK. Data kondisi (keterawatan) koleksi dari Bidang Registrasi dan Dokumentasi akan ditindak-lanjuti Bidang Perawatan dan Pengawetan (Bidang PP) guna pemeliharaan koleksi secara fisik. Tahapan pemeliharaan koleksi meliputi observasi, perawatan dan pengawetan. Proses observasi yang dilakukan Seksi Observasi diawali dengan serangkain proses identifikasi dan klasifikasi bahan baik secara visual atau dengan uji bahan, mengamati dan mempelajari (jenis dan proses) kerusakan, dan bersama-sama dengan Seksi Perawatan dan Seksi Pengawetan akan memutuskan metode perawatan dan pengawetan secara tepat. Seluruh rangkaian kegiatan yang dilakukan seksi-seksi pada Bidang Perawatan dan Pengawetan ini akan diaudit secara klinis dengan mempertimbangkan ancangan analitik ilmiah atau empiris, yang selanjutnya disebut sebagai ‘studi konservasi’. Dalam hal ini, identifikasi dan klasifikasi bahan dengan mempelajari data keterawatan koleksi, data kondisi iklim dan perangkat penunjang penyimpanan atau displai yang mengitarinya dalam rentang waktu tertentu lazim disebut sebagai studi konservasi secara empiris. Misalnya pendapat bahwa lilin lebah memiliki sifat tidak merusak kain dengan menunjukkan bukti fragmen kain yang terbungkus lilin sudah berumur ribuan tahun dari Mesir. Sedangkan yang ilmiah adalah suatu kegiatan studi yang lebih mengedepankan pengetahuan teoritis dan pengamatan dengan menggunakan alat (modern). Contohnya pembuktian unsur logam sebagai garam logam pada proses pewarnaan dengan Spektroskopi Fluoresensi Sinar-X pada fragmen kain.

Rangkaian proses dan hasil kegiatan seksi-seksi dalam Bidang Perawatan dan Pengawetan (Bidang PP) akan terekam dalam formulir isian ‘Lembar Kondisi Koleksi’, selanjutnya disingkat LKK. LKK ini akan memuat informasi berkaitan nomor identitas dan nama koleksi, jenis bahan, jenis kerusakan (kondisi keterawatan), usulan perawatan (mencakup tindakan yang bersifat kuratif – restoratif atau penghentian proses kerusakan dan perbaikannya), serta usulan pengawetan (tindakan yang bersifat preventif atau penghambatan dari kemungkinan proses kerusakan). Menurut sifat dan jenis kerusakannya, Lembar Kondisi Koleksi (LKK) akan dikelompokkan menjadi LKK-Umum (Campuran), Logam, Batu, Keramik, Kayu, Tekstil, Kertas dan Lukisan. Kemudian Bidang PP ini juga melakukan survai kondisi klimatalogi yang informasinya dicantumkan dalam ‘Lembar Data Klimatologi’, yang selanjutnya disebut LDK. LDK memuat keterangan yang berhubungan dengan suhu dan kelembaban udara (suhu permukaan dan kadar air benda), intesitas cahaya, radiasi ultra-violet (UV), dan polusi udara. Data atau dokumen tambahan (DDT) juga diperlukan, dan bisa berupa data jenis bahan dan kontruksi lemari simpan atau displai, gambar atau desain (tiga dimensi dan berskala ukuran) ruang simpan atau pamer, berikut bahan (pustaka) rujukan atau (data pribadi) narasumber.
Kumpulan informasi dalam LIK, LKK, LDK dan DDT adalah dokumen penting di museum yang harus terawat dan dikelola dengan baik. Dokumen-dokumen ini secara fisik bisa berupa lembar kertas cetakan atau berupa format digital (soft-copy siap cetak, selanjutnya disingkat SCSC, yang mungkin tersimpan dalam CD). Pengelolaan dokumen kertas (termasuk CD, sebagai data mati) secara fisik yang biasanya dilakukan pustakawan atau arsiparis ini memerlukan folder, lemari simpan dan ruangan yang memadai. Tetapi pengelolaan kumpulan informasi pada LIK, LKK, LDK dan DDT dalam sistem database konservasi (Dasi) adalah yang paling umum dilakukan pada abad informasi saat ini.

Database Konservasi (Dasi) yang menjadi alat utama dalam mengelola data kondisi keterawatan koleksi museum secara elektronik ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Karena kita dengan cepat dan mudah untuk mengetahui riwayat konservasi (mengetahui cara dan bahan yang dipakai pada waktu itu), serta dapat mengevaluasi seluruh rangkaian kegiatan yang berhubungan dengan konservasi baik secara empiris ataupun teoritis (ilmiah). Dengan database ini, kita juga dapat melihat stok atau daftar bahan dan peralatan untuk konservasi. Sistem database yang berfungsi sebagai perekam kondisi keterawatan koleksi museum ini juga mampu menangani data teks, numerik, grafis, audio-video, yang mana data-datanya dapat dibuat dalam bentuk link sehingga tidak membebani file database. Kumpulan isian data (misalnya kumpulan isian data LIK, selanjutnya disebut Tabel-LIK) dibuat secara relasional sehingga menyederhanakan untuk pengisian dan memudahkan untuk pencariannya. Contohnya relasional data Tebel-LIK dengan Tabel-LKK, Tabel-Perpus, Tabel-Organisasi dan SDM, dan Tabel-Web. Sistem database yang berbasis web ini mampu menampung data sampai 8 terabyte (TB), serta memiliki kemampuan pengolahan data dalam jaringan (single/ multi users). [1 TB = 1.000 GB, 1 GB = 1.000 MB].

Museum Nasional membutuhkan Database Konservasi (Dasi) yang tidak hanya membantu dalam memperlancar pemeliharaan koleksi, tetapi juga memudahkan pemerintah dalam mengevaluasi kinerja dan kebijakannya dalam pelestarian cagar-budaya. Karena database ini memberikan tolok-ukur penilaian kinerja organisasi dan pegawai di lingkungan Museum Nasional berupa LIK, LKK, LDK dan DDT. Sasaran, pencapaian dan prestasi kerja pegawai juga dapat dilihat dalam sistem database ini. Klik disini untuk penjelasan.

B. Manfaat Database

Tujuan pembuatan database konservasi ini adalah :
1. Tersedianya basis data LIK, LKK, LDK dan DDT yang terkini (up to date)
2. Tersedianya sistem aplikasi berupa Database Konservasi (Dasi) yang menampilkan informasi kondisi keterawatan koleksi dan data-data pendukungnya yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan (kebijakan) dan pegawai secara profesional.
3. Terintegrasinya sistem aplikasi database yang akan dibangun dengan Seksi-seksi atau Bidang-bidang terkait di lingkungan Museum Nasional.

C. Ruang Lingkup Penerapan

Ruang lingkup database konservasi adalah sebagai berikut:
1. Kajian Penerapan Basis Data yang berhubungan dengan pengelolaan dan pemeliharan koleksi pada seksi-seksi dan bidang-bidang terkait di lingkungan Museum Nasional.
2. Penerapan Basis Data Konservasi yang akan digunakan oleh Bidang Perawatan dan Pengawetan – Museum Nasional.
3. Pelatihan penggunaan Database Konservasi (Dasi) yang dirancang-bangun secara khusus untuk kebutuhan pekerjaan perawatan dan pengawetan di Museum Nasional.

 
 
Alamat:
Alamat: Taman Alamanda Blok BB2 No. 55-59, Bekasi 17510
Tel. (021) 2210 2913.  Mobile|Line|WA: 0812 8360 495
Email: primastoria@outlook.com